Depuis votre métier : Directeur / Directrice de médiathèque
Secrétaire administratif / Secrétaire administrative de collectivité territoriale
Le secrétaire administratif de collectivité territoriale assure la gestion administrative, organisationnelle et réglementaire d'une structure publique locale (mairie, département, région, établissement public territorial). Assure le traitement, le suivi et le classement des dossiers administratifs Rédige les courriers, comptes rendus, arrêtés et actes administratifs Organise les réunions, commissions et instances délibératives (convocations, ordres du jour, procès-verbaux) Accueille et informe les usagers ainsi que les partenaires institutionnels Contrôle la conformité des documents et veille au respect des procédures réglementaires
Ce que vous savez déjà faire
4 compétences de ce métier sont aussi demandées dans le vôtre.
Data et Nouvelles technologies
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Relation client
- Accueillir, orienter, renseigner un public
Organisation
- Classer des documents
- Utiliser les outils numériques
Ce qu’il vous reste à apprendre
24 compétences, celles au cœur du métier en tête. Vous en avez peut-être déjà acquis certaines ailleurs : dites-le à votre conseiller.
Management
- Organiser des déplacements professionnels
Production, Fabrication
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrierCœur du métier
- Réaliser des travaux de reprographie
Gestion des stocks
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
Logistique
- Gérer les réservations de salles et de matériel
- Organiser le traitement des commandes
Gestion administrative et comptable
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vousCœur du métier
- Maintenir à jour les dossiers administratifsCœur du métier
- Organiser l'agenda des réunions
- Organiser un rétroplanning
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Utiliser une messagerie sécurisée
Pilotage et maîtrise des coûts
- Assurer la gestion administrative d'une activitéCœur du métier
Gestion et contrôle
- Mettre en forme un documentCœur du métier
Droit, contentieux et négociation
- Gérer des réclamations et litiges
- Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
- Veiller au respect des échéances administratives
Communication
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
- Répondre aux demandes d'information internes et externes
Organisation
- Assurer la confidentialité des donnéesCœur du métier
- Corriger et mettre en forme un documentCœur du métier
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Numériser des documents, médias ou supports techniques
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
Connaissances à acquérir
Domaines, normes et outils que cite la fiche du métier et pas celle du vôtre (3 autres sont communes aux deux métiers).
Certifications et habilitations
- Secrétaire de mairie
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
- Assistant de comptabilité et d'administration en TPE/PME
- Titre professionnel employé administratif et d'accueil
- BP administration des fonctions publiques
Domaines d'expertise
- Bureautique et outils collaboratifs
- Rédaction d'écrits professionnels
- Guide des bonnes pratiques de l'organisation
- Utilisation de logiciels spécialisés
Normes et procédés
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Gestion des réservations de salles de réunion
Techniques professionnelles
- Gestion des urgences et des imprévus
- Techniques de gestion administrative
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques de prise de notes
- Techniques de secrétariat
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Gestion des emails
Comment y accéder
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif. Il est généralement exercé après la réussite à un concours de la fonction publique territoriale, notamment celui de rédacteur territorial ou d'adjoint administratif principal.
Compétences comparées d’après les fiches du répertoire des métiers (ROME, France Travail) : elles décrivent les métiers, pas les personnes. Salaires médians Insee (équivalent temps plein, net estimé) ; offres et difficulté de recrutement en France : France Travail et Dares.